為加強對孵化器公司辦公樓會議室的管理，創造良好的辦公環境，使會議室的管理和使用更加規范化、合理化，確保孵化器公司及入孵企業各類會議的正常召開，特制定本辦法。
一、會議室由孵化器公司企業服務部統一管理，統籌協調安排使用，并負責衛生、安全以及對室內設備物品的管理和維護。
二、孵化器公司重要會議（如董事會、股東會、黨組會）由企業服務部負責做好各項會前準備、會中服務和會后整理事宜。
三、各入孵企業在會議室召開的各項會議，必須提前兩天到企業服務部辦理會議室使用相關手續。
四、企業服務部按照“各入孵企業服從孵化器公司會議管理，先訂先使用”原則統一安排，并做好有關準備工作，保證會議準時召開。
五、使用會議室時，未經企業服務部同意，不得改變會議室設備、家具的位置，不得將會議室物品攜出室外，不得擅自動用室內音響、功放、DVD、投影等設備，如需使用應在預約時一并申請，由企業服務部派專人開啟調試。
六、會議室為會議常規備有飲用開水，不配茶葉、純凈水和紙杯；如各入孵企業召開的會議需要茶葉、純凈水和紙杯，須在預約使用會議室時一并告知，有其他需要則自行準備。
七、會議所需的筆記本電腦等設備由會議主辦單位自行準備。
八、各入孵企業在使用會議室時，要愛護會議室所有設施并禁止在會場墻壁張貼、釘掛各種宣傳物品，不得隨意挪動桌椅，如有人為損壞設備設施，要照價賠償。
九、會議室內嚴禁吸煙、禁止食用食品及有色飲料、不準使用明火、雙面膠。
十、凡使用會議室的單位負責人即為會議期間的防火負責人。若出現安全問題及其他隱患，孵化器公司將追究使用單位的責任。
十一、會議期間請自覺保持室內清潔，會后應及時清理會場，關好門窗、空調、飲水機等設備，通知企業服務部查驗設備，并由主辦單位辦理登記手續。
十二、各入孵企業使用會議室時應如實向企業服務部說明會議內容，如與實際使用內容與申請不符，企業服務部有權終止會議室使用。
十三、本規定自下發之日起執行，由孵化器公司企業服務部負責解釋。
武漢市工科院科技園孵化器有限公司
2012年5月12日
